[NCS직업교육] 성공을 위한 직장생활의 비법, 사무행정편 진행평가 정답&해설

에듀퓨어 성공을 위한 직장생활의 비법, 사무행정편 진행평가 정답 및 해설입니다.

 

 

 

1. 다음중 문서의 구성 요소중 두문에 해당 하는 것은?    
  ①제목
  ②문서 번호
  ③첨부
  ④면수표시

정답 해설
2 두문
- 주요소 : 발신 기관, 문서 번호, 시행 일자, 수신처 보존 기간, 수신 기관
- 부요소 : 경유, 참조, 관인 · 직인 생략 표시

 

2. 피라미드 분류에 관한 설명으로 옳은 것은?  
  ①슈퍼마켓의 진열대 위치에 따라 관련성이 높은 항목끼리 묶어서 각각 분류 하는 방법
  ②상호 배타적이고 전체 집합적인 사고를 말함
  ③중복되는 부분이 없으면서 누락 없이 전체를 나타내는 것을 뜻함
  ④자료에 대한 분류 방법으로 중복되거나 누락되지 않게 그룹화 하는 것의 의미

정답 해설
1 *피라미드 분류 - 슈퍼마켓의 진열대 위치에 따라 관련성이 높은 항목끼리 묶어서 각각 분류해 보면 피라미드 분류 방법을 쉽게 이해할 수 있음 - 예를 들면 양파, 마늘, 당근, 감자는 채소라는 상위 개념으로 묶을 수 있으며 소고기, 돼지고기, 닭고기는 육류로 조기, 고등어는 생선으로 묶을 수 있음 *2,3,4번은 MECE 분류 방법

 

 

 

3. 다음중 회사에서 나가고 들어오는 문서를 등록해야 하는 이유로 적합하지 않은 하나를 고르시오.  
  ①직원이 생산한 문서를 등록하여 보관함으로써 어떤 문서를, 누가 생산하여, 언제 등록했는지 등을 확인할 수 있기 때문에 문서 관리에서 문서 등록은 매 우 중요함
  ②문서의 사용자나 업무의 인수자가 등록된 인계자의 문서를 확인함으로써 인계받은 업무에 집중할 수 있음
  ③기업에서는 「문서 관리 규정」을 통해 문서 등록을 의무화하여 문서 관리를 하고 있음
  ④조직이 목적을 달성하기 위하여 조직의 관리 차원에서 직원들의 성과 부분을 분별하기 위해 관리 되어짐.

정답 해설
4 ① 직원이 생산한 문서를 등록하여 보관함으로써 어떤 문서를, 누가 생산하여, 언제 등록했는지 등을 확인할 수 있기 때문에 문서 관리에서 문서 등록은 매우 중요함
② 문서의 사용자나 업무의 인수자가 등록된 인계자의 문서를 확인함으로써 인계받은 업무에 집중할 수 있음
③ 기업에서는 「문서 관리 규정」을 통해 문서 등록을 의무화하여 문서 관리를 하고 있음

 

4. 다음중 문서 대장에 대한 설명으로 다른 하나를 고르시오.  
  ①기업 내에서 보관하고 있는 문서를 관리하기 위해 작성하는 서식을 말함
  ②문서가 들어오고 나간 것을 정해진 양식에 맞게 기록하며 관리
  ③일반적인 문서 대장으로는 문서 접수 대장과 문서 발송 대장이 있음
  ④기업에서 업무에 필요한 절차와 사항을 규정해 놓은 것을 말함

정답 해설
4 ④ 번은 「업무 처리 규정」으로 기업에서 업무에 필요한 절차와 사항을 규정해 놓은 것을 말함

 

 

 

5. 일반에 공개되어서는 안 되는 정도의 보안 유지가 필요한 정보를 지닌 문서로 외부 공개가 금지되면, 공개 대상 예외 문서로 공개 금지 분류가 해제 될때까지 비밀에 준해 관리하는 문서를 무엇이라 하는가?  
  ①전자 문서
  ②대외비 문서
  ③파기문서
  ④공문서

정답 해설
2 대외 비문서
① 일반에 공개되어서는 안 되는 정도의 보안 유지가 필요한 정보를 지닌 문서로 외부 공개가 금지되며, 공개 대상 예외 문서로 공개 금지 분류가 해제될 때까지 비밀에 준해 관리됨
② 대외 비문서를 관리하기 위해서는 관리 번호, 문서 번호, 형태, 건명, 사본 번호, 보호 기간 등으로 구분하여 각 항목에 정확한 내용을 기재하도록 함
③ 대외 비문서는 기업이나 기관의 내부 자료나 중요 업무에 관련한 것으로 특별한 보안 관리를 필요로 하는 문서이므로, 대외비 문서는 별도로 정리하여 그 내용이 외부로 유출되지 않도록 안전하게 보관 및 관리하기 위한 노력이 필요함
④ 대외 비문서를 정확하게 관리함으로써 기업 또는 기관에서 중요 자료 및 보안 문서가 일반에 공개되거나 경쟁사에 유출되는 것을 방지할 수 있음
⑤ 별도로 관리하는 직원을 두거나 암호화하여 관리하는 것이 효율적임

 

6. 업무 진행 기간, 업무 종류, 업무 목적에 따라 그 진행 상황을 기록하여 작성하는 문서를 무엇이라 하는가? 
  ①보고서
  ②직무 명세서
  ③직무기술서
  ④업무 일지

정답 해설
4 업무 일지는 업무 진행 기간, 업무 종류, 업무 목적에 따라 그 진행 상황을 기록하여 작성하는 문서

 

 

 

7. 개인이 가지고 있는 자료를 유사한 것끼리 모아 체계화하여 정리해 두면, 나중에 저장해 놓은 자료를 찾을 때 검색 시간을 단축할 수 있고, 관련 자료를 한 번에 찾을 수 있는 문서의 자료관리 방법은?
  ①색인을 이용한 자료관리
  ②전자기기를 이용한 자료관리
  ③목록을 이용한 자료관리
  ④분류를 이용한 자료관리

정답 해설
4 분류를 이용한 자료 관리
① 개인이 가지고 있는 자료를 유사한 것끼리 모아 체계화하여 정리해 두면, 나중에 저장해 놓은 자료를 찾을 때 검색 시간을 단축할 수 있고, 관련 자료를 한 번에 찾을 수 있음
② 개인이 자료를 관리할 때 분류를 사용하는 대표적인 사례는 컴퓨터 폴더를 생성하여 디렉터리를 만들 때나 웹 브라우저에서 즐겨 찾기를 만들 때임

 

8. 전자문서의 관리 절차에있어 '전자문서를 전자 문서의 관리를 위한 정보처리 시스템에 공식적으로 저장하는'것은 어떤 절차에 속하는가?  
  ①생성
  ②등록
  ③분류
  ④가공

정답 해설
2 등록 - 전자 문서를 전자 문서의 관리를 위한 정보 처리 시스템에 공식적으로 저장하는 것을 말함

 

 

 

9. 10명 내외의 인원이 참가자 서열의 구별 없이, 모든 참가자가 동등한 입장에서 자유롭게 상호 관심사에 대해 의견을 교환하는 방법의 회의 형태를 무엇이라 하는가?  
  ①강습회
  ②클리닉
  ③포럼
  ④원탁회의

정답 해설
4 원탁회의(round-table discussion)
- 10명 내외의 인원이 참가자 서열의 구별 없이, 모든 참가자가 동등한 입장에서 자유롭게 상호 관심사에 대해 의견을 교환하는 방법
- 원탁회의라고 부르지만, 회의 진행 상황에 따라 탁자는 다양하게 배치되어도 문제가 되지 않음

 

10. 다음중 회의 개최 통지서의 발송 목적에 해당하지 않는 것은?   
  ①참가자와 사전에 회의에 대한 정보를 공유하기 위해서 개최 통지서를 쓴다.
  ②정보를 사전에 공유하면 “왜 모여야 하는가?”, “모여서 무엇에 대해 논의하 는가?”와 같은 질문의 답을 미리 알 수 있다
  ③가자는 사전 정보를 통해 의문을 해소하고 미리 회의를 준비할 수 있으 므로 개최 통지서는 회의를 원활하게 진행하는 데에도 도움이 됨
  ④회의 개최 통지서는 반드시 구두로 통지해야 함

정답 해설
4 회의 개최 통지서는 반드시 문서로 통지해야 함