[NCS직업교육] 성공을 위한 직장생활의 비법, 사무행정편 최종평가 정답&해설

에듀퓨어 성공을 위한 직장생활의 비법, 사무행정편 최종평가 정답 및 해설입니다.

 

 

1. 다음 중 문서 작성의 원칙에 해당하지 않는 것은?   
  ①육하원칙(5w1h)에 따라 명확하게 작성
  ②오자, 탈자가 없게 정확하게 작성
  ③추상적인 용어를 사용하여 표현을 풍부하게 작성
  ④성실하고 예의 바르게 작성

정답 해설
3 이해하기 쉽게 작성 ① 추상적인 용어를 피하고 쉬운 용어를 사용하여 상대방이 쉽게 읽고 이해할 수 있도록 함 ② 한자나 어려운 전문 용어를 쓸 필요가 있을 때는 한글 다음에 괄호를 표시하여 한자를 넣거나, 용어의 해설을 붙임 ③ 복잡한 내용인 경우 가능한 한 결론을 먼저 제시하고 이유를 설명 ④불필요한 정보의 제시나 장황한 설명, 중복 설명은 피하고, 받는 사람이 이해하기 쉽게 작성

 

2. 자료분류 방법에 있어 중복되는 부분이 없으면서 누락없이 전체를 나타내는 것을 뜻하는 분류방법은?  
  ①1차분류
  ②2차분류
  ③설문 분류
  ④MECE분류

정답 해설
4 MECE 분류
① MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)는 상호 배타적이고 전체 집합적인 사고를 말함
② 중복되는 부분이 없으면서 누락 없이 전체를 나타내는 것을 뜻함
③ 자료에 대한 분류 방법으로 중복되거나 누락되지 않게 그룹화하는 것을 의미함

 

3. 조직 내에서 규정이나 지시사항에 따라 구두, 전화, 서면, 이메일 등으로 일정한 의사나 자료를 전달하는 일련의 과정을 무엇이라 하는가?  
  ①보고
  ②안내
  ③발신
  ④소통

정답 해설
1 보고란 조직 내에서 규정이나 지시사항에 따라 구두, 전화, 서면, 이메일 등으로 일정한 의사나 자료를 전달하는 일련의 과정을 말한다.
관리자가 정책을 결정하고 시행 방침을 설정하기 위하여 상황을 정확히 파악할 수 있도록 하고, 업무 추진 상황을 확인하여 업무의 원활한 추진과 협조, 합리적인 통제와 조정을 하기 위해 실시한다.

 

 

 

4. 문서의 작성에 있어 두문에 해당하는 로고/상징을 표시하는 위치가 적합한 곳은?  
  ①로고는 왼쪽 상단에 작성하고, 상징은 오른쪽 상단에 작성
  ②본문 위에 작성
  ③하단 맨 아래에 작성
  ④기관명 다음에 작성

정답 해설
1 로고/상징 표시
-기관의 로고는 왼쪽 상단에 작성하고, 상징은 오른쪽 상단에 작성한다.

 

5. 문서 파일링의 원 베스트 관리 원칙의 유용점이 아닌 것은?  
  ①시간절약
  ②공간절약
  ③경비절약
  ④인력절약

정답 해설
4 원 베스트 관리의 유용점
①시간 절약
②공간 절약
③경비 절약
④노동 시간 절약

 

6. 자료를 활용한 비즈니스 문서에 대한 설명으로 바르지 않은 것은? 
  ①문서란 다양한 데이터를 바탕으로 문자나 숫자 또는 기호 등으로 표현한 것을 말하며 기업 및 기관에서는 업무상 작성되는 모든 서류를 말한다.
  ②자료를 바탕으로 작성한 문서의 종류로는 제안서, 보고서, 기획서, 편지, 메모, 공지 사항 등이 있으며 이런 것들을 비즈니스 문서라고 한다.
  ③보고서는 일반적으로 자료 보고, 기획 보고, 경과 보고, 결과 보고 등으로 구분한다.
  ④실제 비즈니스 문서는 보고서 뿐만 아니라 품의서, 요청서, 공문, 업무 연락 등 공식적인 문서 이외에 이메일, 메모, 기관 홈페이지에 올리는 공지 글 등을 포함하지 않는다.

정답 해설
4 실제 비즈니스 문서는 보고서 뿐만 아니라 품의서, 요청서, 공문, 업무 연락 등 공식적인 문서 이외에도 이메일, 메모, 기관 홈페이지에 올리는 공지 글 등을 포함한다.

 

 

 

7. 참석자 모두가 대등한 위치에서 마주 보기 때문에 ‘문제 해결형 회의’나 ‘기획 입안형 회의’ 등의 자유 토론에 적당한 회의실 구성은?  
  ①학교형
  ②원형
  ③정사각형
  ④세로로 긴 직사각형

정답 해설
2 원형은 참석자 모두가 대등한 위치에서 마주 보기 때문에 ‘문제 해결형 회의’나 ‘기획 입안형 회의’ 등의 자유 토론에 적당함

 

8. 다음중 회의 결과를 공지함에 있어 잘못된 설명은? 
  ①회의 참석자 및 진행자에게 공지해야 할 사항과 다음 회의에 관한 내용을 부가적으로 작성한다.
  ②다음 회의에 대한 준비를 함과 동시에, 이번 회의를 통해 추진해야 하는 사항을 알리기 위해 불참한 직원들에게까지 회의 결과를 통보한다.
  ③회의록 또는 결과 보고서에 대해 결재를 받고 공지한다.
  ④관련자 일부 중 책임자에게먼 공지한다.

정답 해설
4 회의 결과의 공지는 관련자 전원에게 회의 결과를 공지한다.

 

9. 부서별 업무 분장에 있어 부서별 공통업무에 해당하지 않는것은?   
  ①문서 수발 및 보관
  ②비품 및 집기 관리
  ③내방객 우대 업무
  ④사규관리

정답 해설
4 ④ 사규관리는 총무 업무의 고유 영역이다.
일반적인 부서별 공통 업무로는 문서 수발 및 보관, 비품 및 집기 관리, 내방객 우대, 부서 회의록 작성 및 보존, 타 부서와의 업무 협조, 부서 예산 편성 및 제출, 정산 처리, 안전 관리 확인 등에 관한 업무는 모든 부서에 공통적으로 적용되고 있기 때문에 각 부서에서 처리한다.

 

 

10. 조직에 있어 업무상 의사소통이 매우 중요하다. 중요성에 대한 설명으로 바르지 않은 것은?  
  ①언어적 의사소통인 말이나 문자 뿐만 아니라 몸짓, 표정, 침묵 등 비언어적 의사소통을 포함하기 때문에 대다수의 시간을 함께 보내는 조직에서 업무 능력만큼이나 중요한 것이 의사소통임
  ②자신이 전달하고자 하는 바를 명확히 전달하고 상대방의 입장에서 의사소통을 하는 것이 중요함
  ③의사소통은 조직과 조직 구성원들의 활동을 조정하고 협력할 수 있게 함
  ④갈등을 최소화하여 각각의 분담된 역할을 집중해서 자동화 하기위해 중요함.

정답 해설
4 조직과 조직 구성원의 노력이 조직의 목표 달성을 이룰 수 있는 수단으로서 활용됨

 

 

 

 

11. 결정 권한이 있는 상사가 상신한 내용을 검토하여 서명하거나 도장을 찍는 형태로 승인하는 절차를 무엇이라 하는가? 
  ①품의
  ②상신
  ③결재
  ④보고

정답 해설
3 결재란 결정 권한이 있는 상사가 상신한 내용을 검토하여 서명하거나 도장을 찍는 형태로 승인한다.

 

 

12. 다음은 부서 일정 관리 요청 및 결과 처리하기 방법으로 바르지 않은 것은?   
  ①회사의 전체적인 일정을 파악함
  ②부서원에게 개인 일정을 요청
  ③요청한 개인별 일정을 우선으로 개인 일정을 우선조정한다.
  ④일정을 확정한 후 구성원에게 전달

 

정답 해설
3 부서의 일정 관리 요청 및 결과 처리하기 방법은
-회사의 전체적인 일정을 파악함
-부서원에게 개인 일정을 요청
③ 요청한 개인별 일정을 취합하여 회사의 일정과 조정함
-일정을 확정한 후 구성원에게 전달
-일정을 최종 확인 후 파일링하며, 확정된 일정을 지속적으로 확인하고, 변경된 사항은 수시로 업데이트함

 

 

13. 경비 중에서 일상 업무 중에 1회 사용으로 끝나거나 또는 사용함으로써 점차 소모되는 것을 의미하는 경비의 과목은? 
  ①소모품비
  ②소모 공구기구 비품비
  ③복리후생비
  ④보험료

정답 해설
1 ① 소모품비는 소모 공구 · 기구 비품비와 성질적으로 동일하나 소모 공구 · 기구 비품비는 어느 정도의 반복적인 사용이 가능한 것인데 반해, 소모품비는 일상 업무 중에 1회 사용으로 끝나거나 또는 사용함으로써 점차 소모되는 것을 말한다.

 

 

 

 

14. ERP프로그램에 의한 경비(부가가치세가 없는 경우)의 회계처리 방법으로 바르지 않은 것은? 
  ①각 부서별 지출 경비를 ERP 프로그램을 통해 전표 입력한다.
  ②일자금 지출 결의 수립 및 지출 결의서를 작성한다.
  ③지출 결의 요청을 함
  ④지출 결의를 심사하고 감사한다.

정답 해설
4 ④ 지출 결의를 승인하고 집행한다. 지출 결의 요청에서 인쇄하여 사내 위임 전결 규정대로 지출을 승인 및 집행

 

15. 기존의 인감 증명 제도와 동일한 효력이 있는 제도로서 본인이 서명했다는 사실을 행정 기관이 확인해 주는 제도를 무엇이라 하는가?  
  ①전자서명제도
  ②전자문서시스템
  ③본인 열람제도
  ④전자수신법

정답 해설
1 본인 서명 사실 확인 제도란 기존의 인감 증명 제도와 동일한 효력이 있는 제도로서 본인이 서명했다는 사실을 행정 기관이 확인해 주는 것이다.

 

 

16. 자료의 분류 및 선별법으로 중심 이미지로부터 파생되는 생각들을 방사 형태로 연결시켜 기록해 나가는 것으로 생각들을 정리하고 아이디어를 창출할 수 있는 방법을 무엇이라 하는가?   
 
정답 해설
마인드 맵 분류
*마인드맵 분류
① 중심 이미지로부터 파생되는 생각들을 방사 형태로 연결시켜 기록해 나가는 것으로 생각들을 정리하고 아이디어를 창출할 수 있는 방법임
②주제를 표현하는 상징이나 그림을 종이 가운데에 그림
③ 중심 이미지에서 가지를 연결하여 주요 단어를 씀
④ 방사 사고의 확장을 통해 연상 단어를 지속적으로 적어 나감

 

 

 

17. ( )는 전달하고자 하는 내용이 정확하게 표현되도록 작성해야 하고, ( )의 목적에 맞추어 앞서 배운 자료 조사 방법, 자료 정리 방법을 통해 정확한 내용을 정리하고, 문서 발송 대상을 고려해서 내용은 쉽고 간결하게 작성한다. 괄호 안에 알맞은 말은?   
 
정답 해설
문서
(문서)는 전달하고자 하는 내용이 정확하게 표현되도록 작성해야 하고 (문서)의 목적에 맞추어 앞서 배운 자료 조사 방법, 자료 정리 방법을 통해 정확한 내용을 정리하고, 문서 발송 대상을 고려해서 내용은 쉽고 간결하게 작성한다.

 

 

18. 담당 처리 부서에서 접수 · 배부 받은 문서를 담당자로부터 결재권자까지 결재를 받은 후에 그 문서 내용과 관련이 있는 구성원들에게 문서 내용을 알리는 의미에서 회람 시키는 문서를 말하는 것은 무엇인가?   
 
정답 해설
공람문서
공람문서란 담당 처리 부서에서 접수 · 배부 받은 문서를 담당자로부터 결재권자까지 결재를 받은 후에 그 문서 내용과 관련이 있는 구성원들에게 문서 내용을 알리는 의미에서 회람 시키는 문서를 말함

 

19. 회의 진행 시 발표자의 발표 장소가 고정되어 있지 않거나 또는 이동하면서 진행 및 발표가 필요할 경우에( )가 많이 활용된다. 괄호안에 들어갈 알맞은 내용은?  
 
정답 해설
휴대 마이크
발표자의 발표 장소가 고정되어 있지 않거나 또는 이동하면서 진행 및 발표가 필요할 경우에 (휴대 마이크)가 많이 활용됨

 

20. 기업의 자원을 여러 가지 활동에 배분하여 특정 계획을 계량적 · 재무적으로 나타내는 것으로 자원 배분을 화폐 단위로 표시하여 각 부서별로 나누어 주고 그 책임을 부과하는 것을 무엇이라 하는가?   

정답 해설
예산
예산은 기업의 자원을 여러 가지 활동에 배분하여 특정 계획을 계량적 · 재무적으로 나타내는 것으로 자원 배분을 화폐 단위로 표시하여 각 부서별로 나누어 주고 그 책임을 부과하는 것이다.